Wenn ich einen Beleg verloren habe, kann ich die Kosten steuerlich nicht mehr geltend machen?
Richtig ist, dass Werbungskosten oder Betriebsausgaben dem Finanzamt gegenüber nachzuweisen oder zumindest glaubhaft zu machen sind. Am einfachsten geht dies natürlich, wenn für die Aufendungen eine ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung vorliegt. Geht ein solcher Beleg verloren, so kann man sich in aller Regel beim Aussteller Ersatz besorgen. Manchmal genügt dem Finanzamt auch die Vorlage eines Lieferscheines mit dem dazugehörenden Überweisungsträger oder einer Kopie des Kontoauszuges.
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Hinweis: Sie können dann versuchen, die Aufwendungen durch einen Eigenbeleg geltend zu machen.
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Leider gibt es jedoch immer wieder Fälle, in denen (meist auch noch bar bezahlte) Rechnungen und Quittungen verlorengehen, ohne dass die Möglichkeit besteht, den Aussteller um einen Ersatz zu bitten. Dies gilt z.B. bei Einkäufen in anderen Städten, bei denen man sich nicht mehr an den Namen des Geschäftes erinnert oder für das Betanken des Firmenwagens „irgendwo an der Autobahn“.
Aber auch in diesen Fällen müssen die Kosten nicht zwingend unberücksichtigt bleiben. Sie können dann versuchen, die Aufwendungen durch einen Eigenbeleg geltend zu machen. Sollte einem Mitarbeiter oder einem Angestellten ein solcher Beleg verlorengehen, so kann er aufgefordert werden, einen Ersatzbeleg auszustellen, auf dessen Grundlage ihm die Auslagen vergütet werden. Sofern es sich um Aufwendungen handelt, wie sie erfahrungsgemäß immer wieder vorkommen und solche Ersatzbelege auch nur gelegentlich auftauchen, werden sie vom Finanzamt zur Geltendmachung von Werbungskosten oder Betriebsausgaben meist anerkannt.
Für den Vorsteuerabzug genügen Eigenbelege allerdings nicht. Hierfür müssen Sie immer im Besitz einer Original-Rechnung bzw. Quittung sein, die allen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht.
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Steuertipp: Um zu vermeiden, dass einzelne Belege, wie z.B. Tankquittungen, verlorengehen, zahlen viele Selbstständige solche Aufwendungen ausschließlich mit einer Kreditkarte, die das Firmenkonto belastet. Hierdurch ist wenigstens sichergestellt, dass die Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, wenn ein Beleg einmal nicht vorhanden sind.
