Sie als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer wurden sicherlich in letzter Zeit mehrmals mit dem Kürzel „GoBD“ konfrontiert. Die Buchstaben stehen für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dieser neue Begriff findet sich zugleich als Überschrift für das im November des vergangenen Jahres vom Bundesfinanzministerium erlassene Schreiben. Mit diesem neuen Erlass wurden die Ihnen sicherlich bisher bekannten GDPdU – dieses bürokratische Monster stand für die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Steuerpflichtige bei der Erstellung ihrer (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung“ – abgelöst. Ebenso in die GoBD eingearbeitet wurden die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“.
Seit 2015 gibt es also nur noch die GoBD. D. h., als gewerblicher Unternehmer müssen Sie seit diesem Jahr, genauer gesagt für Geschäftsjahre (Veranlagungszeiträume), die nach dem 31.12.2014 beginnen, die neuen Grundsätze beachten. Ich will Ihnen daher die wesentlichen Punkte aus diesem Schreiben erörtern.
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Inhalte
I. Allgemeine Anforderungen
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Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung
- nachvollziehbar,
- nachprüfbar,
- zustreffend,
- klar,
- zeitnah,
- fortlaufend und
- unveränderbar
sein. Diese Grundsätze erwähnt das Bundesfinanzministerium in dem GoBD-Schreiben zwar nicht explizit, sie sind Ihnen aber sicherlich bekannt. Beachten Sie jeden Punkt unbedingt genau und sprechen Sie mich im Zweifelsfall an. So bedarf es bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen.
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II. Besondere Anforderungen an elektronische Belege
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Die Finanzverwaltung hat hinsichtlich der besonderen Anforderungen mit elektronischen Belegen in dem GoBD-Schreiben zutreffend erkannt, dass klassische Belege in Papierform oftmals nicht mehr vorliegen. Es wird von Seiten der Finanzverwaltung daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres – aus meiner Sicht begrüßenswert – ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.
Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen. Gerne erläutere ich Ihnen die Details im persönlichen Gespräch.
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III. Pflichtangaben in Buchungsbelegen
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Besonders sorgfältig sollten Sie die neuen Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten. Diese hat das Bundesfinanzministerium in dem GoBD-Schreiben in einer übersichtlichen Tabelle zusammengefasst. Unter anderem müssen Sie auf folgende Angaben achten:
- Eindeutige Belegnummer
- Angaben über Belegaussteller und -empfänger
- Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse).
Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
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IV. Internes Kontrollsystem
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Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet werden, das Bundesfinanzministerium verlangt auch eine ausreichende Protokollierung.
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V. Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit
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Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert und Ihnen bereits bekannt. Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen aus Sicht der Finanzverwaltung in der Praxis umzusetzen sind, erläutern die neuen GoBD im Detail.
In diesem Zusammenhang warne ich vor dem Einsatz von Manipulationssoftware. Dies führt zur Verwerfung Ihrer gesamten elektronischen Buchführung!
Außerdem möchte ich Sie an dieser Stelle noch auf das Erfordernis der Datensicherheit hinweisen. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen. Das BMF weist in den GoBD ausdrücklich darauf hin, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben. Daher sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen. Sprechen Sie mich/uns an.
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VI. Elektronische Aufbewahrung
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Schließlich verwendet die Finanzverwaltung einen gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung. Diese Grundsätze sollten Sie besonders beachten. Denn Ihre nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Die von der Finanzverwaltung aufgestellten GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichtigen – unter Bezugnahme auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs – sehr weit. Aufzubewahren haben Sie danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Diese allgemeine Aussage ist, und da werden Sie mir beipflichten, besonders in solchen Fällen problematisch, wo sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären. Zwar finden sich in den GoBD einigen Beispiele, jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen.
Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD! Die Finanzverwaltung lässt allerdings Umformatierungen und Dateiumwandlungen unter bestimmten Voraussetzungen zu.
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VII. Einscannen von Unterlagen
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Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist.
Die GoBD enthalten allerdings nicht ausschließlich verschärfende Regelungen. Begrüßenswert aus meiner Sicht ist die Streichung der Forderung, beim Einsatz eines Archivsystems die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen wie im Produktivsystem.
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VIII. Mein Service für Sie
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Die Ihnen vorstehend erörterten wesentlichen Punkte aus den neuen Grundsätzen für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung der Finanzverwaltung entfalten zwar keinen Rechtscharakter. Die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich wie bisher im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Diese gelten unverändert weiter und werden durch die GoBD nicht berührt. Die neuen GoBD sollten Sie vielmehr als ergänzendes „ungeschriebenes Recht“ betrachten. Denn spätestens bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung kommt es auf diese an.
Die GoBD bedürfen zweifelsohne der näheren Erläuterung und einer Schritt-für-Schritt-Umsetzung in der DV-gestützten Buchführung Ihres Unternehmens. Dabei gilt es, sich mit den neuen Grundsätzen möglichst frühzeitig auseinanderzusetzen. Denn, wie die Finanzverwaltung in dem GoBD-Schreiben betont, liegt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt.
Ich stehe Ihnen für weitere Erläuterungen der neuen Grundsätze im Rahmen einer individuellen Beratung zur Verfügung. Gerne leiste ich auch Unterstützung bei der Umsetzung der neuen Regelungen im Rahmen Ihrer Betriebsbuchführung, insbesondere in Bezug auf die Einrichtung des erforderlichen internen Kontrollsystems sowie der Verfahrensdokumentation.